Cégkapu: nem minden üzenet landol jó helyen

2019. május 15. Több mint négy hónappal a Cégkapu bevezetése után továbbra is rendszerszintű probléma, hogy a NAV által küldött értesítések nem mindig jutnak el közvetlenül a megfelelő személyhez, miközben egyes üzeneteket az adott adatok kezelésére nem jogosult személyek kaphatnak meg. A BDO Magyarország szerint a megoldás a problémára a kézbesítési szabályok teljes átgondolása lehet. Összesen több mint 460 ezer cég érintett.

A Cégkaput használók jelentős része meghatalmazott szakértőket (könyvelők, bérszámfejtők, stb.) vesz igénybe az adóhivatallal történő kommunikáció lebonyolítására. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) pedig január elsejétől meghatalmazotti eljárás esetén a kapcsolattartást a meghatalmazotti cégkapun keresztül bonyolítja le. Ennek a protokollnak azonban az eddigi tapasztalatok szerint számos hátulütője van.

Nem biztos, hogy megfelelő személy kapja a levelet

Több meghatalmazott esetén a NAV a legutóbbi keltezésű meghatalmazást veszi figyelembe. Ha egyes ügyekre több különböző meghatalmazottja van az adózó cégnek, úgy általános tapasztalat, hogy a legutoljára meghatalmazott kap minden üzenetet. Így például ha a könyvelő küldte be legutoljára a meghatalmazást, és másik cég felel a bérszámfejtést, akkor a bérszámfejtő cégre tartozó üzeneteket is a később meghatalmazott könyvelő kapja meg.

Az eljáráshoz kapcsolódó határidők a dokumentum megnyitásával automatikusan megkezdődnek, függetlenül attól, hogy azt valóban a jogosult tekintette-e meg. Számos olyan szervezet van a gyakorlatban, ahol a jelentős adatforgalom miatt a meghatalmazott cégkapu megbízottja minden üzenetet automatikusan megnyit. Ám erre a meghatalmazó adózó a hatóság előtt nem hivatkozhat sok sikerrel és további kérdés, hogy a meghatalmazott mennyiben és hogyan tehető felelőssé azért, mert az ilyen üzenetekről az érintett adózót vagy a másik meghatalmazottat nem, vagy csak késve értesítette.

Az adózónak minden levelet meg kellene kapnia

BDO Magyarország könyvvizsgáló és tanácsadó vállalat szerint a megoldás az lehetne, ha az adózót érintő minden eseményről az adózó cégkapuja is – legalább másolatban – értesítést kapna. Ennél is kedvezőbb eredmény volna, ha a NAV a dokumentumot kizárólag az adózó cégkapuján helyezné el, és a meghatalmazott szervezetek alkalmazottai itt ügykezelői jogot kapnának. Így a kommunikáció garantáltan egy csatornán zajlana, a kontroll pedig az adózó kezében lenne.

Követhetetlen, melyik alkalmazott férhet a cégadatokhoz

A meghatalmazott szervezetek ma nem tudják a NAV felületén ellenőrizni, hogy adott időben mely alkalmazottjuk pontosan mely ügyfelüknek a meghatalmazottja. Sőt, a meghatalmazás megváltoztatására, törlésére sem mindig jogosultak! Ezért gondot jelent, hogy ha egy meghatalmazással rendelkező munkatárs kilép a meghatalmazott szervezetből, ez utóbbi nem tudja követni a meghatalmazás sorsát (ha más személy ugyanazon szervezettől nem rendelkezik élő meghatalmazással). Egyetlen lehetősége a meghatalmazás változtatására ilyenkor az, hogy a meghatalmazót kéri fel egy másik saját alkalmazottja meghatalmazására, aki aztán törölni tudja a régi jogosultságot.

Másik probléma, hogy jelenleg a meghatalmazott szervezetnek nem is kell jóváhagynia a NAV felé jelentett meghatalmazást, sőt, arról korábban nem is kapott külön értesítést. (Viszonylag újkeletű, hogy utólag, a meghatalmazás feldolgozása után a meghatalmazott szervezet cégkapuja is kap értesítést.) Így akár a tudta nélkül is meghatalmazottá válhatott.

Ezt is lehetne orvosolni

Megoldást jelentene, ha a meghatalmazás szükséges eleme lenne a meghatalmazott szervezet aláírása is, de legalább a meghatalmazott szervezet cégkapuja is kapna értesítést a meghatalmazásról (ezt egyes új megbízások esetében a NAV már sikerrel alkalmazza is, arról azonban még nincs információ, hogy ez minden esetben megtörténik-e).

Fontos lenne, hogy a meghatalmazott szervezet képviselője, cégkapu megbízottja pedig folyamatosan le tudja kérdezni az érvényes meghatalmazásainak listáját a NAV-tól, szükség esetén pedig tudjon intézkedni a visszavonásról is.

Kovács-Kormos Rita, a BDO Magyarország számviteli vezetője szerint a bevezetés óta eltelt négy és fél hónap során elegendő tapasztalat gyűlt össze ahhoz, hogy a Cégkapu rendszerének működése során fellépő kisebb-nagyobb hibák, zökkenők a jövőben kiküszöbölhetővé váljanak. A gazdálkodó szervezetek egyévnyi türelmi időt követően 2019. január elsejétől kizárólag a Cégkapun keresztül intézhetik elektronikusan adóügyeiket a NAV-nál. A Cégkapu használatára kötelezett céges ügyfelek száma meghaladja a 460 ezret.

Szerző: Az Én Pénzem
Címkék: cégkapu, adózó, NAV, meghatalmazott, adóhivatal, vállalkozás, kkv, könyvelő